1. Общие положения.
Наименование муниципальной услуги.
1.1Административный регламент муниципальной услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов тематического характера гражданам и организациям, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации МО « Тарумовский район» РД.
1.2. Целью является выдача в установленном порядке из архивного отдела архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов тематического характера.
1.3. Заявителем для получения муниципальной услуги является гражданин или уполномоченное им лицо, представитель организации (далее - заявитель), имеющий право на получение архивной справки на территории муниципального образования «Тарумовский район» РД.
1.4. Информация о муниципальной услуге внесена в Реестр муниципальных услуг муниципального образования «Тарумовский район» РД, утвержденный постановлением администрации района.
Нормативные правовые акты, непосредственно регулирующие предоставление муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов тематического характера гражданам и организациям осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 («Российская газета», 25.12.1993, № 237);
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169, 2006, № 50, ст. 5280, 2007, № 49, ст. 6079);
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан» (Собрание законодательства Российской Федерации, 08.05.2006, N 19, ст. 2060);
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007);
- Положением об архивном отделе администрации Тарумовского района, утвержденным постановлением главы администрации Тарумовского района от 10.05.2006 г. № 174.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги.
2.1. Наименование муниципальной услуги: выдача архивных справок архивных выписок и копий архивных документов тематического характера (копии распоряжений, сведения из похозяйственных книг, о реорганизации предприятий и организаций) гражданам и организациям на территории муниципального образования «Тарумовский район» РД.
2.2. Место нахождения архивного отдела администрации МО «Тарумоский район» РД и его почтовый адрес: ул.Советская, 19, с. Тарумовка, Тарумовский район, Республики Дагестан, 368870, телефон (887261) 3 – 14 – 15.
2.3. Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется: по письменным обращениям, по телефону (не менее 5-25 минут), при личном обращении граждан и представителей организаций (не менее 10-25 минут).
2.4. По письменным обращениям, личным обращениям граждан ответ выдаётся лично или направляется по почте в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.
2.5. По телефону специалисты отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан и организаций (их представителей).
2.6. Приём граждан и организаций (их представителей) осуществляется заведующим отделом, (понедельник- с 8. 00 до 12.00 часов и с 13-00 до 17-00 часов, вторник, среда, пятница с 8.00 до 12 часов, четверг – не приёмный день).
2.7. Место ожидания граждан оборудуется местами для сидения, столом для оформления необходимых документов, оснащается информационными материалами.
В информационных материалах размещается следующая информация:
- график приема граждан;
- фамилии, имена, отчества должностных лиц отдела, ответственных за предоставление муниципальной услуги;
- номер кабинета, где осуществляется прием и информирование граждан;
- номер телефона;
- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- образец заполненной анкеты- заявления;
Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом.
2.8. При приеме граждан или представителей организации лицо, осуществляющее прием, ведет регистрацию приема, дает исчерпывающую консультацию о наличии запрашиваемой информации, сроках и условиях предоставления услуги, а также проверяет наличие необходимых сведений в заявлении и документов, дающих право на получение услуги:
- паспорт заявителя;
- свидетельство о браке (в случае изменения фамилии заявителя);
- трудовую книжку заявителя (либо лица, о котором запрашиваются сведения);
- документ, подтверждающий родство заявителя, запрашивающего сведения о другом лице (свидетельство о рождении, браке);
- доверенность (при запросе сведений на других лиц, при запросе представителя организации).
2.9. Для приема заявлений граждан и организаций (их представителей) используются следующие формы:
- форма анкеты-заявления для исполнения тематического запроса (приложение № 1).
Основание для предоставления муниципальной услуги.
2.10. Правовым основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос в адрес архивного отдела администрации МО «Тарумовского района» РД.
В запросе (анкете-заявлении) с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения. В заявлении граждане указывают следующие обязательные реквизиты:
- фамилия, имя, отчество заявителя;
- год рождения
- почтовый адрес места жительства заявителя (местонахождение организации – при направлении запроса от организации);
- контактный телефон;
- перечень запрашиваемых сведений;
- дата;
- личная подпись.
Запросы организаций (юридических лиц) должны содержать следующие реквизиты:
- название организации, запрашивающей справку;
- почтовый адрес организации (юридического лица);
- контактный телефон;
- для какой цели запрашивается справка;
- название организации, документ которой запрашивается;
- перечень запрашиваемых сведений;
- дата;
- личная подпись.
Результат предоставления муниципальной услуги.
Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача в установленном порядке из архивного отдела архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов тематического характера.
Перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги.
2.12. При приёме граждан или представителей организации лицо, осуществляющее прием проверяет наличие необходимых сведений в заявлении и документов, дающих право на получение услуги:
- паспорт заявителя;
- свидетельство о браке (в случае изменения фамилии заявителя);
- трудовая книжка заявителя (либо лица, о котором запрашиваются сведения);
- документ, подтверждающий родство заявителя, запрашивающего сведения о другом лице (свидетельство о рождении, браке);
- доверенность (при запросе сведений на других лиц, при запросе представителя организации).
Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги и способы ее взимания.
Выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий осуществляется на безвозмездной основе.
Условия и сроки предоставления муниципальной услуги.
Запросы граждан и организаций, поступившие в архивный отдел, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях заведующий отделом, либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя. Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архивный отдел рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо согласованные с ними сроки.
Ответ на запрос заявителя даётся на государственном языке Российской Федерации.
Перечень оснований для отказа в предоставлении
муниципальной услуги.
2.14. По запросам, поступившим в архивный отдел, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, гражданину или организациям направляется ответ о необходимости предоставления дополнительных сведений.
2.15. Не подлежат рассмотрению запросы, не содержащие фамилии (наименования организации), почтового адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие не нормативную лексику и оскорбительные высказывания.
3. Административные процедуры.
Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.
3.1. Ответственным за предоставление муниципальной услуги является заведующий архивным отделом, осуществляющий организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.
3.2. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- регистрация запросов и передача их на исполнение;
- анализ тематики поступивших запросов;
- направление запросов на исполнение;
- подготовка, оформление и направление ответов гражданам и организациям (заявителям).
Регистрация запросов и передача их на исполнение.
3.3. Поступившие в архивный отдел письменные запросы (анкеты-заявления) регистрируются в день поступления должностным лицом, принявшим запрос (анкету-заявление).
3.4. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
3.5. После регистрации запросы анализируются, рассматриваются и рассмотренные поступают непосредственно исполнителю.
Анализ тематики поступивших запросов (5-25 минут).
3.6. Заведующий архивным отделом осуществляет анализ тематики поступивших запросов, с использованием необходимых профессиональных навыков, списка фондов и научно-справочного аппарата архивного отдела. При этом определяется:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- возможность исполнения запроса.
Тематические запросы, поступающих в архивный отдел администрации могут быть представлены следующими темами: об организационно-правовой документации; о выделении земли, о выделении квартиры, о вводе объектов в эксплуатацию, о штатном расписании, об образовании, реорганизации, ликвидации организации и др.
Направление запросов на исполнение (5 минут).
3.7. По итогам анализа тематики поступивших запросов они направляются исполнителю – консультанту архивного отдела.
Подготовка, оформление и направление ответов гражданам и организациям (от 1 дня до 30 дней).
3.8. Отрицательные ответы, архивные справки, архивные выписки, архивные копии при письменном запросе высылаются простыми письмами в адрес заявителей почтой. При отправке ответа заявителю высылается первый экземпляр архивной справки, архивной выписки или архивной копии. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия в случае личного обращения в архив гражданина или его доверенного лица, организаций (их представителей) выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Копии архивной справки, архивной выписки и архивной копии хранится в делах архивного отдела администрации в соответствии с номенклатурой дел.
В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и так далее. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течении 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю даётся соответствующая рекомендация.
При отсутствии в отделе документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ с изложением факта и причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения.
3.9. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, предназначенные для использования на территории Российской Федерации, подписываются заместителем главы администрации района, заведующим или консультантом архивного отдела администрации МО «Тарумовский район» заверяются гербовой печатью администрации МО «Тарумовский район» РД.
Рассмотрение запроса (заявления) гражданина (организации) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
Порядок и формы контроля за совершение действий и
принятием решений.
3.10. Контроль за совершением действий по предоставлению муниципальной услуги, определенных административными процедурами, и принятием решений осуществляется заместителем главы администрации МО «Тарумовский район» РД.
3.11. Текущий контроль осуществляется путем проведения заведующим отделом (архивом) проверок соблюдения и исполнения консультантом положений настоящего Регламента.
3.12. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц отдела.
3.13. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
3.14. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
3.15. Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги заместителем главы администрации района формируется рабочая группа, в состав которой включаются муниципальные служащие администрации МО «Тарумовский район» РД .
3.16. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения об их устранении.
Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения Регламента.
3.17. Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.18. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
- фамилию, имя, отчество;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- изложение сути жалобы;
- личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
3.19. Заместитель главы администрации МО «Тарумовский район» РД:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости – с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
- запрашивает необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
3.20. Ответ на жалобу подписывается главой администрации МО «Тарумовский район»:
3.21. Ответ на жалобу, поступившую в администрацию, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
3.22. Письменная жалоба, поступившая в администрацию, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
В исключительных случаях глава администрации МО «Тарумовский район» вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.
3.23. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
Глава администрации МО «Тарумовский район» при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
3.24. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, глава администрации МО «Тарумовский район», иное уполномоченное на то должностное лицо, вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в администрацию МО «Тарумовский район». О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
Приложение № 1
к административному регламенту
по выдаче архивных справок, архивных выписок и копий архивных
документов тематического характера
гражданам и организациям
АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ
для исполнения тематического запроса
|
Фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего справку |
|
||
|
|
|||
|
|
|||
Год рождения
|
|
||
|
Адрес (индекс, город (область), улица, дом, квартира) |
|
||
|
|
|||
|
Название организации, запрашивающей справку |
|
||
|
Адрес организации (юридическое лицо) |
|
||
|
|
|||
Ф.И.О. руководителя
|
|
||
Ф.И.О. представителя организации
|
|
||
Контактный телефон
|
|
||
Для какой цели запрашивается справка
|
|
||
Название организации, в которой работал заявитель |
|
||
Цех, участок, отдел
|
|
||
Название организации, документ которой запрашивается |
|
||
|
О чем запрашивается справка: |
№ приказа, постановления, распоряжения |
Дата приказа |
Примечание |
|
- о выделении земли
|
|
|
|
|
- о выделении квартиры
|
|
|
|
|
- о вводе в эксплуатацию
|
|
|
|
|
- о штатном расписании |
|
|
|
|
- о приватизации жилья (договор купли-продажи) |
|
|
|
|
- об образовании, реорганизации, ликвидации организации |
|
|
|
|
|
|
|
|
Дата заполнения «____» ____________ 200__г. ________________
подпись Ф.И.О.
Приложение № 2
к административному регламенту
по выдаче архивных справок, архивных выписок и копий архивных
документов тематического характера
гражданам и организациям
Схема
последовательности действий оказания муниципальной услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов тематического характера
гражданам и организациям определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации МО «Тарумовский район»
|
Приём запроса |
 |
|
Регистрация (начало предоставления муниципальной услуги) |
|
|
|
|
|
|
Принятие решений о возможности предоставления муниципальной услуги
|
Да
|
Исполнение запроса специалистами отдела или пересылка для исполнения по месту хранения документов|
НЕТ
|
|
Предоставление муниципальной услуги завершено |
